Planmäßige chronologische Aufzeichnung
(Buchung) aller Geschäftsvorfälle, die Wertbestand und Wertbewegung
einer Wirtschaftseinheit (Unternehmen, Betrieb) erfasst. Es gilt das
Belegprinzip, dem zufolge jede Buchung aufgrund eines Schriftstücks,
das als Unterlage und Beweis für die Richtigkeit des
Geschäftsvorfalls dient, zu erfolgen hat.
Privatpersonen verwenden oft ein System der
einfachen Buchführung, d. h., die Beträge werden in Tabellenform
untereinander angeordnet. Solche Einträge umfassen Datum und Art der
Transaktion sowie den Gesamtbetrag. Unternehmen arbeiten aber mit
einem System der doppelten Buchführung, d. h., jeder
Geschäftsvorfall wird in seiner zweifachen Auswirkung auf den
Finanzstatus oder das Betriebsergebnis oder auf beides festgehalten.
In der Bilanz wird dann die wirtschaftliche Situation eines
Unternehmens dargestellt, während Informationen über das
Betriebsergebnis in einem Bericht über die Erträge in der
Gewinn-und-Verlust-Rechnung aufgelistet sind. Daten hinsichtlich der
Liquidität und Veränderungen im Finanzstatus werden in
Kapitalflussrechnungen festgehalten. Man erstellt solche
Statistiken, um Informationen über Leistungen in der Vergangenheit
darzustellen, die für den Leser wiederum Grundlagen zur Beurteilung
der Zukunft sind.
Die doppelte Buchführung ihrerseits wird nach
verschiedenen historisch-nationalen Ausprägungen unterschieden. Bei
der deutschen Buchführung wird das Hauptbuch (siehe
Buchführungskreislauf weiter unten) durch das Vorschalten eines
Grundbuchs, in dem laufende Geschäftsvorfälle chronologisch verbucht
werden, entlastet. Die amerikanische Buchführung kann nur in
kleineren Betrieben angewendet werden, da dabei ein Tabellenjournal
(auch Journalhauptbuch) benutzt wird, in welchem das Grundbuch und
die einzelnen Sparten des Hauptbuchs nebeneinander geführt werden.
Bei der französischen Buchführung werden nur die Monatssummen aus
dem stark gegliederten Grundbuch in das Hauptbuch übernommen.
GESCHICHTE
Formen der Buchführung und
Aufzeichnungsmethoden, die im Rahmen der Entwicklung von Industrie
und Handel entstanden, sind für Europa bereits aus dem Mittelalter
bekannt. Die doppelte Buchführung entstand in den
spätmittelalterlichen italienischen Stadtstaaten. Die frühesten noch
erhaltenen Bücher stammen aus Genua, aus dem Jahr 1340. Das System
war bereits gut entwickelt. Die Entwicklung von Rechenmaschine und
Abakus in China im 1. Jahrhundert n. Chr. bildete die Grundlage für
ähnlich ausgereifte Techniken in Ostasien.
Die erste veröffentlichte Studie über die
Buchführung verfasste 1494 der venezianische Mönch Luca Pacioli.
Paciolis Werk war noch kein Lehrbuch über die doppelte Buchführung,
aber es fasste Prinzipien zusammen, die im Wesentlichen unverändert
gültig geblieben sind. Weitere Werke über das Rechnungswesen
erschienen im Verlaufe des 16. Jahrhunderts in Italien, Deutschland,
Holland, Frankreich und England. Diese enthielten bereits frühe
Beschreibungen des Konzepts für Guthabenposten (Betriebsvermögen),
Schuldposten (Verbindlichkeiten) und Erträge.
Durch die industrielle Revolution wurden
Buchführungstechniken nötig, die der Mechanisierung, dem
Fabrikbetrieb und der Massenproduktion von Waren und
Dienstleistungen Rechnung zu tragen vermochten. Die Entstehung
großer Aktiengesellschaften Mitte des 19. Jahrhunderts, die sich im
Besitz von Aktionären befanden, die den Betrieb nicht selbst
leiteten, sondern angestellte Betriebsleiter mit dieser Aufgabe
betreuten, erforderte eine Neudefinition des gesamten
Rechnungswesens und somit auch der Buchführung.
Die Buchführung als Grundbestandteil des
Rechnungswesens wird seit Mitte des 20. Jahrhunderts immer mehr mit
Hilfe von Maschinen erledigt. Durch den umfassenden Einsatz von
Computern wurde auch die Buchführung umfangreicher, und der Begriff
elektronische Datenverarbeitung (EDV) steht nun häufig für die
Buchführung als solche.
BILANZIERUNGSGRUNDSÄTZE
Das Rechnungswesen in seiner heutigen Form
kann als ein System von Annahmen, Grundsätzen und Übereinkünften
bezeichnet werden, die alle mit dem Begriff „allgemein gültige
Bilanzierungsrichtlinien” beschrieben werden können. Viele dieser
Richtlinien haben sich erst allmählich entwickelt. Nachfolgend
einige grundlegende Bilanzierungsregeln, die moderner Buchführung zu
Grunde liegen.
Das Konzept der Wirtschaftseinheit besagt,
dass die Sache oder das Geschäft, über das Buch geführt werden soll,
klar definiert sein muss und dass die angenommene Beziehung zwischen
Geschäft und außenstehenden Parteien klar verständlich sein muss.
Unterstellt wird auch, dass es um ein in
Betrieb befindliches Handelsgeschäft geht, das für immer tätig sein
wird.
Das Anschaffungswertprinzip fordert, dass
Wirtschaftsmittel mit den Beträgen angegeben werden, die für sie
bezahlt wurden. Wenn ein Geschäft abgewickelt wird, dann ist der
Austauschpreis von seiner Natur her ein Maß für den Wert der
Wirtschaftsmittel, die ausgetauscht werden.
Das Realisationsprinzip besagt, dass nur
solche Wirtschaftsereignisse aufgezeichnet werden dürfen, an denen
das Geschäft beteiligt war. Dieses Prinzip schließt daher aus, dass
ein Gewinn mit einem geschätzten Marktpreis ausgewiesen wird für
einen noch im Besitz befindlichen Aktivposten.
Das Periodenabgrenzungsprinzip verlangt, dass
das Einkommen so berechnet wird, dass die Einnahmen einer Periode
den im Zusammenhang mit diesen Einnahmen angefallenen Ausgaben
gegenübergestellt werden.
Das Zuwachsprinzip definiert Einnahmen und
Ausgaben als Zugänge und Abgänge aller Vermögenswerte – im
Unterschied zu Veränderungen des Kassenbestands – im Verlaufe des
Geschäftsbetriebs.
Das Stetigkeitsprinzip (Bilanzkontinuität)
besagt, dass für einen bestimmten Vorgang jeweils die gleiche
Aufzeichnungsart verwendet werden soll. Durch diese Stetigkeit
lassen sich Daten verschiedener Zeiträume miteinander vergleichen.
Das Offenlegungsprinzip verlangt, dass
Finanzberichte alles Wichtige enthalten müssen – d. h. alle
Informationen, die nötig sind, um Missverständnisse zu vermeiden.
Das Wesen der Sache über die Form stellen.
Dies betont die wirtschaftliche Hauptsache eines Vorgangs, auch wenn
er von seiner rechtlichen Form her anders darzustellen wäre. Ein
Beispiel dafür ist die Zusammenlegung der Finanzberichte zweier
Firmen, von denen die eine an der anderen mit mehr als 50 Prozent
beteiligt ist.
Das Vorsichtsprinzip bedeutet, dass bei
absehbaren Unsicherheiten und Risiken die Bewertung und Offenlegung
vorsichtig zu erfolgen haben, bis klar erkennbar wird, dass das
Risiko sich wieder verringert hat.
DIE BILANZ
Es gibt zwei Arten von Finanzberichten: Die
Bilanz bezieht sich auf die Lage einer Wirtschaftseinheit, während
sich die Ertragsrechnung – die Gewinn-und-Verlust-Rechnung – auf
ihre Geschäftsaktivitäten bezieht. Die Bilanz gibt Auskunft über das
Vermögen, die Schulden und das Grundkapital einer Gesellschaft zu
einem bestimmten Stichtag (z. B. zum Ende des Rechnungs- oder
Steuerjahres). In der Bilanz spiegelt sich die Grundgleichung der
Buchführung: Vermögen ist gleich Kapital (oder Aktiva gleich
Passiva). Das Vermögen besteht aus Wirtschaftsmitteln, mit denen die
Gesellschaft in der Zukunft arbeiten kann. Das Kapital besteht aus
den Verbindlichkeiten der Gesellschaft sowie den
Eigenkapitalanteilen ihrer Eigentümer. (Ein Beispiel: Ein Haus
stellt ein Vermögen von 400 000 DM dar; die noch nicht bezahlte
Hypothek ist eine Verbindlichkeit von 250 000 DM, und das
Eigenkapital des Eigentümers macht 150 000 DM aus.)
Die Vermögenswerte oder Aktiva werden
unterteilt in Anlage- und Umlaufvermögen. Das Umlaufvermögen umfasst
solche Posten, die sich kurzfristig (etwa innerhalb eines Jahres) in
Bargeld umwandeln ließen; dazu gehören Barbestände und Bankguthaben,
Forderungen an Kunden, Lagerbestände und kurzfristige Investitionen
in Aktien und Schuldverschreibungen. Das Anlagevermögen umfasst das
Betriebsgelände – besonders Grundstücke, Gebäude, Maschinen,
Fahrzeuge, Computer, Möbel und Inventar. Zum Anlagevermögen gehören
auch Eigentum, das zu Spekulationszwecken gehalten wird, sowie
immaterielle Werte wie Patente und Warenzeichen.
Die Verbindlichkeiten oder Passiva sind
Verpflichtungen der Gesellschaft gegenüber anderen Parteien, wie z.
B. Lieferanten und Angestellte. Kurzfristige Verbindlichkeiten sind
solche Beträge, die innerhalb eines Jahres zur Zahlung fällig
werden, darunter die Gehälter und Löhne, Steuern, kurzfristige
Darlehen sowie Geld, das den Lieferanten von Waren und
Dienstleistungen geschuldet wird. Langfristige Verbindlichkeiten
sind für gewöhnlich Schulden mit einer Fälligkeit von mehr als einem
Jahr – wie z. B. Schuldverschreibungen, Hypotheken und langfristige
Anleihen. Die Verbindlichkeiten sind also die Ansprüche
außenstehender Parteien auf das Vermögen des Unternehmens. Dagegen
ist das Grundkapital der Eigentümer ihr Investitionsanteil am
Vermögen der Gesellschaft. Bei Gesellschaften, die als
Einzelunternehmung oder als offene Handelsgesellschaft geführt
werden, kann die Bilanz den Betrag an Grundkapital pro Eigentümer
offen legen. Bei Aktiengesellschaften dagegen zeigt die Bilanz den
Wert des Grundkapitals der Eigentümer – also der Aktionäre – in zwei
Teilen: (1) als den Betrag, der ursprünglich von den Aktionären
eingezahlt wurde; und (2) die von der Gesellschaft zusätzlich wieder
angelegten Einkünfte oder Rücklagen (d. h. Erträge, die nicht als
Dividenden an die Aktionäre ausgezahlt wurden), an denen die
Aktionäre Anteil haben.
DIE GEWINN-UND-VERLUST-RECHNUNG
Der traditionell an Betriebsabläufen
orientierte Finanzbericht der Geschäftsunternehmen ist die
Erfolgsrechnung, allgemein bekannt als Gewinn-und-Verlust-Rechnung.
Sie wird für einen abgegrenzten Zeitraum (z. B. für drei Monate oder
ein Jahr) erstellt. Sie gibt Auskunft über die Erträge,
Aufwendungen, Gewinne und Verluste des Unternehmens. Erträge stellen
den Zufluss von Vermögen als Ergebnis eines Betriebsablaufs dar – d.
h. Vermögen aus dem Verkauf von Waren oder Dienstleistungen.
Aufwendungen stellen den Abfluss von Vermögen zur Erzeugung von
Vermögenswerten dar; dazu gehören Löhne, Pacht, Zinsen und Steuern.
Der Ertrag wird in der Steuerperiode erfasst,
in der er entsteht. Ein Aufwand wird in der Erfolgsrechnung in der
Periode verbucht, in der aus diesem speziellen Aufwand Erträge
entstanden. So werden z. B. Gehälter, die ein Handels- oder
Dienstleistungsunternehmen zahlt, als unmittelbarer Periodenaufwand
verbucht, weil man davon ausgeht, dass sie noch in der Periode ihres
Entstehens zu Erträgen führen. Wenn allerdings Löhne gezahlt würden
für die Herstellung von Handelsware, die erst in einer späteren
Periode verkauft wird, würden diese nicht als unmittelbarer
Periodenaufwand betrachtet. Stattdessen würde der Aufwand für diese
Löhne als Teil der Aufwendungen für den produzierten Lagerbestand
behandelt werden. Die Auswirkungen dieser Kosten auf den Gewinn
werden also verschoben, bis der Vermögensgegenstand verkauft ist und
ein Ertrag erwirtschaftet worden ist.
Neben der Darstellung von Aufwendungen und
Erträgen (aus denen sich der Erfolg ergibt), führt die
Erfolgsrechnung auch Gewinne und Verluste aus anderen
Geschäftsabläufen auf, wie z. B. Verkauf von Teilen des Betriebs (z.
B. eines Fabrikgebäudes) oder die vorzeitige Rückzahlung von
langfristigen Schulden. Außerordentliche – d. h. ungewöhnliche und
seltene – Entwicklungen werden gesondert offen gelegt.